En god prosjektleder forutser alltid risikoer

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
RiskManagement

IPMA Young Crew |

Det er ofte sagt at en god prosjektleder forutser alltid svakheter eller risikoer og har en god plan for hvordan hen skal forholde seg til dette. Men er det virkelig slik at alle risikoer og svakheter til et prosjekt kan være forutsett?

Skrevet av Anna Torwick, styremedlem i Young Crew

Skrevet av Anna Torwick,

styremedlem i Young Crew

For å forklare dette videre så trenger vi å vite om noen begreper. Hva er en risiko, og hva er risikostyring?

En risiko er noe man forutser som kan ha påvirkning på prosjektet ditt i fremtiden, enten negativt eller positivt. Risikostyring er da en nøkkelkomponent innen prosjektledelse for å forsikre seg om at man er best mulig forberedt hvis noe skulle skje, og at man har en plan for hva man gjør hvis risikoen oppstår og blir en realitet. Vi kan aldri forutse fremtiden helt, men man kan ha en plan for hva man skal gjøre med det man vet nå.

Forutså du for eksempel at Covid-19 kom til å ha en så stor påvirkning på livet ditt i år og bedriften din? De aller fleste ville sagt nei på dette svaret. Men de som jobber med store beredskapsplaner hadde dette i bakhodet. Selvfølgelig ikke at Covid-19 spesifikt skulle ha en stor innvirkning på hele verden i akkurat 2020, men det er flere bedrifter, organisasjoner og myndigheter som har beredskapsplaner for hvordan de best skal være rustet mot en pandemi, hvordan de skal best planlegge før, og hvilke planer de har under en pandemi for å minimere utfallet. Og det er dette vi ser nå til daglig fra myndighetenes side, alt fra kommunikasjonsplaner til vaksinasjonsplaner, hvorfor noen flyplasser har stengt og ikke, og hvorfor noen tiltak er lagt frem og ikke. Spørsmålet blir da i etterkant hvordan dette ble håndtert, men slik som vi ser det nå så opplever vi en risiko i realiteten.

Risk Management Covid-19

Så hva er en risiko som har blitt til realitet? Hva kalles dette? Innen PRINCE2 så kalles dette et issue, på norsk «en sak». Dette defineres som “En relevant hendelse som har inntruffet, ikke var planlagt og krever styringstiltak. Det kan være en bekymring, et spørsmål, en endringsanmodning, et forslag eller et avvik fra spesifikasjon som kommer opp i løpet av et prosjekt. Prosjektsaker kan dreie seg om alt som har med prosjektet å gjøre.”

Dette betyr da at en risiko er noen man planlegger for at kan skje. Mens en sak (issue) er noe som har hendt og som man må gjøre noe med her og når. Derfor kan det være nyttig å notere seg at alle prosjekter trenger god risikostyring, men alle prosjekter er også avhengig av en god prosjektleder som har planer for hva som skjer NÅR en hendelse/sak oppstår.

For å gi et eksempel, det er flere bedrifter som har gått konkurs og som er på randen av konkurs i disse tider. Men hvilke bedrifter er det som klarer seg? Det kan for eksempel være bedrifter som ser en markedsmulighet nå og som har de rette ressursene til å legge om driften- altså god change management. Det finnes flere selskaper som produserte likør som la om bedriften til å produsere antibac da det nå er et stort marked for dette. Dette markedet for det de produserte gikk ned og fordi de hadde den rette infrastrukturen og de rette folkene til å produsere dette. Vi sier selvfølgelig ikke at alle bedrifter har disse mulighetene, men hvis man ser på de ressursene man har innad i bedriften så kan det være muligheter der for å legge om.

Så tilbake til spesifikke risikoer som et prosjekt kan stå overfor som bør være del av en risikoplan. 

Hvis du lurer på hvordan du skal legge opp en slik plan så kan du for eksempel bruke en SWOT analysis for en intern analyse: Strength, weakness, opportunity and threat, eller en PESTLE analysis for eksterne forhold: politiske, finansielle, sosiologiske, tekniske, juridiske og miljø forhold som kan påvirke deg, ditt prosjekt, din organisasjon eller for eksempel et land.

Eksempler på risikoer som et prosjekt kan stå ovenfor er: kostnadsrisikoer, driftsrisikoer, planrisikoer, governance risikoer (styringsrisikoer), risikoer som påvirker de overordnede målene til prosjektet (performance risk), strategiske risikoer, juridiske risikoer, kulturelle risikoer (spesielt viktig i internasjonale prosjekter) og eksterne risikoer (f.eks. valutaendringer), pluss mange flere. 

Det som er viktig å tenke på er at risikoer må bli sett på i konteksten av det prosjektet man jobber med og rammebetingelsene (for eksempel hvor stort budsjettet er). Jobber man med et lite prosjekt innad i en bedrift, eller jobber man med et stort internasjonalt prosjekt? Man kan vel se på det slik at risikoplanen og styringer må være i proposisjon til konteksten av prosjektet, og dess større og kompleks et prosjekt er, desto potensielt viktigere og større kan utfallene av risikoen bli hvis de blir en realitet. God risikostyring er viktig uansett hvilket prosjekt man jobber med. 

Det kan også være verdt å nevne at en prosjektleder ofte må rapportere til et styre, og da er det vanlig at man rapporterer på risikoer og hvordan disse risikoene ligger ann i løpet av et prosjektperiode. Det er derfor viktig å ha god støtte fra ledelsen over deg. Men dette igjen kan man jo også se på som en risiko hvis det ikke er tilfelle.

Det jeg ønsker å si med denne artikkelen er at en prosjektleder ikke nødvendigvis kan forutse alle risikoer og saker. Men det er en prosjektleders ansvar å se til at det finnes en plan for risikoer, også hva man skal gjøre ved uforutsette saker (issues) som oppstår. Man må ha en rutine på dette for å ha en god sjanse for at prosjekter skal fullføres innen de gitte rammene og være sett på som en suksess.

Jeg håper denne artikkelen fikk deg til å tenke på hvordan du kan stille deg bedre forberedt. Kanskje dette kan også hjelpe deg i dine daglige prosjekter. Har du en plan for hva som skal skje hvis noe uforutsett oppstår? Det er mye man kan lære på veien.

Lykke til!

Cecilie Angell Ljostad

Cecilie Angell Ljostad

Denne siden benytter cookies forbedre brukeropplevelse og sikkerhet. Les personvernerklæringen

Kontaktskjema

Fyll inn kontaktskjema, så vil vi kontakte deg. Du kan eventuelt kontakte oss på mail: post@prosjektledelse.org

Takk for at du meldte deg på vårt nyhetsbrev!