Som de fleste av oss, har også prosjektledere sine sysler og prosjekter på hjemmebane. Jeg har undersøkt dette nærmere med noen erfarne prosjektledere innenfor IT- og elektrobransjen for å se hva vi vanlige dødelige kan lære av dem når vi selv skal utføre prosjekter på hjemmebane.
Skrevet av Mads Aasen,
styremedlem i IPMA Young Crew
Av prosjektlederne jeg har snakket med er det stor forskjell på hva som foregår innenfor husets fire vegger. De har samboere som deltar i ulik grad, som å stille knallharde krav til kvalitet, kost og tid. Selv om de er prosjektledere på jobb, har noen gjerne behov for å slippe ansvar og heller la partneren ta styringen. Andre tar det et steg lenger og kan ved ferieplanlegging kjøre en PowerPoint-presentasjon med ønskede reisemål for sin partner for å overbevise hverandre om hvilken ferie de skal velge ut.
Under intervjuene har jeg fått samlet en god del nyttige tips vi alle kan ta med oss, og har plukket ut de 9 beste tipsene du selv kan dra nytte av på ditt neste prosjekt!
Prosjektledernes råd til deg som skal utføre prosjekter hjemme
1.
Tenk deg om. Et prosjekt kan bli veldig omfattende, så det er viktig at du tar deg tid til å reflektere hvorfor du ønsker å utføre ditt prosjekt og hvilken verdi du ønsker at det skal gi. Samtidig bør du ta en ærlig prat med deg selv om du har tilstrekkelig kompetanse til å utføre alle oppgavene som kreves, eller om du gjør det lurt i å benytte faglærte eller få hjelp av kjente. Ikke minst må du huske at et prosjekt krever tid og energi av deg. Hvis du har en fulltidsjobb på dagtid bør du ikke sette for høye krav og forventninger til deg selv og partneren på arbeidstid og mengde. Det er både lurt og sunt å unne seg pauser og avbrekk underveis.
2.
Budsjett. Ja, alt koster penger, og det er viktig å ta seg tiden til å undersøke hva jobben faktisk vil koste og hvor mye du er villig til å bruke for å realisere verdien som prosjektet vil gi deg. Er du f.eks. villig til å bruke 20.000 ekstra på en spesiell benkeplate, eller vil en rimeligere benkeplate gi deg like mye verdi. Sett derfor av tid til å regne på hvilke budsjettrammer du ønsker for prosjektet og hva som er realistisk å oppnå innenfor ditt budsjett. Dersom du ikke får råd til alt må du rett og slett prioritere hva som er viktigst nå, og hva som eventuelt kan tilføyes senere når du får spart opp mer penger du kan bruke. Det er også nyttig å sette av en buffer i budsjettet, da det ofte kan oppstå uforutsette kostnader underveis som du blir avhengige av for å fortsette fremdriften.
3.
Prosjektplan. Etter at du har godkjent prosjektet, forfremmet deg selv som prosjektets prosjektleder og overtalt partneren til å investere sparepengene bør du utarbeide en prosjektplan som vil hjelpe deg i mål. En klassisk prosjektplan definerer scope, kvalitet, tid og kost. Det kan være nyttig å avklare hva som legges i disse med de involverte og ha en tydelig prioritering på hva som er viktigst i ditt prosjekt. Sett sammen et dokument hvor du får med beskrivelse av hva prosjektet skal gi deg av verdi, hvorfor du ønsker å utføre det, budsjettet ditt, hvilke risikoer (medium/høy) du står ovenfor, med hvilke tiltak du har for å redusere dem og hva du gjør hvis de skulle inntreffe. Prosjektplanen bør også inneholde hvilke parter som er involverte og hvem som har ansvaret for de ulike oppgavene som inngår i ditt prosjekt.
4.
Risiko. De fleste prosjekter innebærer i større eller mindre grad risikoer. Som f.eks. at leveransen av materialer du trenger er utsolgt eller har forsinket levering. Eller at det oppstår kostnader du har oversett og som du må dekke midt i prosjektgjennomføringen for å kunne fortsette? Selv om vi tror vi har den mest robuste planen, klarer vi ikke å ta høyde for hendelser vi selv ikke kan kontrollere. På den andre siden skal man heller ikke bli bekymret for alt som kan skje og miste motet og troverdigheten på prosjektet.
Heldigvis finnes det enkle verktøy som kan være med å sette risikoene i et bedre perspektiv, som en enkel risikomatrise. Si f.eks. at du skal gjøre noe så enkelt som å bytte en lyspære. Hvilke risikoer står du foran da? Du kan få støt, du kan falle av gardintrappen, lyspæren er defekt, og det kan komme lynnedslag akkurat når du står ved ledningen. Høres farlig ut! Kanskje like greit å la rommet være mørkt og krølle seg sammen under dyna?
Ved å plassere risikoene på riktig felt i matrisen ut fra sannsynlighet (probability) og skadeomfang (impact) vil det gi deg et nytt perspektiv på hvilke risikoer du bør se nærmere på. Dermed ser det ikke så farlig ut å bytte lyspære allikevel. Et lynnedslag kan gi veldig alvorlig skade om du holder i pæren akkurat når det skjer, men hva er faktisk sannsynligheten for at det skjer? Og den risikoen kan du enkelt unngå ved at du tar en titt ut av vinduet og sjekker været før du startet. Derimot er støt fra ledningen en mer vanlig hendelse. Så hva kan du gjøre for å minimere denne risikoen? Du gjettet riktig! Skru av sikringen. Plutselig ble dette et prosjekt hvor du har hatt en vurdering av risikoene og gjort nødvendige tiltak for å minimere sannsynlighet eller utfall. Hensikten er å avdekke medium til høye risikoer og der det er mulig, å redusere skadeomfang eller sannsynlighet for at hendelsen skal oppstå.
5.
Fremdriftsplan. En fremdriftsplan kan være veldig nyttig og gi verdifull oversikt over når og hvilken rekkefølge du bør utføre de ulike oppgavene. Skal du f.eks. arrangere en fest og innrede lokalet, kan du gjøre det lurt i å vite antall gjester før du bestemmer deg for lokale, slik at du kan få et lokale som rommer tilstrekkelig med sitteplasser. Når lokalet er ordnet til ønsket dato kan du sende invitasjoner, booke catering, lyd og lys, rengjøring i etterkant osv. I denne prosessen er det også viktig å se på hvilke avhengigheter de ulike aktivitetene har med hverandre. Dette danner grunnlaget for rekkefølgen, slik at du kan utføre de viktigste oppgavene i prioritert rekkefølge og åpne opp for at etterfølgende oppgaver kan utføres. Skal du pusse opp et hus eller leilighet kan det være lurt å legge inn oppgaver per rom, slik at du gjør deg ferdig med et rom før du går videre på det neste.
6.
Spør om råd. Vi har veldig lett for å legge planer alene eller med en partner og tro at vi har funnet den beste løsningen på hvordan prosjektet skal realiseres. Det er lett å overse mange faktorer som kan gi oss utfordringer på veien, så det kan være en god øvelse å presentere idéen og prosjektet for andre bekjente for å få verdifulle innspill. Vi kjenner alle noen som har forsøkt eller gjort noe lignende tidligere, så å dra lærdom av andres erfaringer og syn på ditt prosjekt er verdifullt.
7.
Samarbeid. Som oftest er det ikke bare du selv som skal delta i prosjektet eller nyte goder av den realiserte planen. Gjerne er samboeren og kanskje venner og/eller familiemedlemmer en del av ditt prosjekt. Det er viktig å ha en god kommunikasjon og ha en klar forståelse av hvilke forventninger dere har til hverandre og bli enige om ansvarsfordeling. Et flott tips fra en jeg intervjuet er å avgjøre tvister med en runde Mario Kart hvor vinneren får sitt forslag trumfet igjennom!
8.
Gode egenskaper. Det er flere personlige egenskaper som også kommer til nytte når du skal utføre et prosjekt. Dette er blant annet evnen til å håndtere stress som fort kan komme ved å ha mange større og mindre oppgaver gående samtidig og stramme tidsfrister. Det er også lov å feile. Selv om du gjør en tabbe finnes det alltid en løsning. Så i stedet for å gi partneren din eller deg selv en liste med skjellsord, kan du heller prøve å lære av feilen, være løsningsorientert og se fremover! Ta enkelt og greit selvforskyldte eller uforutsette feil som en utfordring og som en lærdom.
9.
Tenk som en prosjektleder. En god prosjektleder har mange viktige egenskaper som vi alle kan lære av og tilegne oss. Gode eksempler på dette er problemløsning, strategisk tenkning, løsningsorientert, strukturert, tidsorientert, positiv innstilling, evne til å motivere, evne til å tilegne seg nødvendig kunnskap, ledelsesferdigheter, kommunisere effektivt og beslutningstakning. Listen er lang, men absolutt nyttig.
Håper dette har gitt deg innsikt og inspirasjon som du kan dra nytte av på ditt neste prosjekt – lykke til!
Besøksadresse: Wergelandsveien 1-3, 0167 OSLO
Telefon: 22 20 03 90 / 971 21 800
E-post: post@prosjektledelse.org
Organisasjonsnummer: 897616742
Bankkonto: 1506.21.83397
VIPPS: 13791
Denne siden benytter cookies forbedre brukeropplevelse og sikkerhet. Les personvernerklæringen
Fyll inn kontaktskjema, så vil vi kontakte deg. Du kan eventuelt kontakte oss på mail: post@prosjektledelse.org
