Prosjektnedbryting (WBS)

Vi starter med å dele opp et prosjekt i mindre områder, deloppgaver eller delprosjekter. På prosjektspråket snakker vi om «work breakdown structure» (WBS). Du får en oversikt over innholdet i prosjektet. Det kan også benyttes til å få oversikt over hva som IKKE inngår i prosjektet. En slik struktur er et utmerket utgangspunkt for å estimere, budsjettere, organisere, planlegge og styre prosjektet. Vi kan dele opp i faser, i leveranser, i delprosjekter, kontrakter eller arbeidspakker med underliggende aktiviteter.

• Skap en WBS som viser prosjektets innhold
• Tenk på at ulike strukturer har ulike formål. Velg den oppdelingen som er mest klargjørende for prosjektet.
• WBS-en er et bra kommunikasjonsverktøy og utgangspunktet for neste steg som er estimering og planlegging.
• WBS-en får frem klare grensesnitt og ansvarsforhold.
• Husk at det som ikke inngår i WBS-en heller ikke inngår i prosjektet

Eksempel på en WBS for prosjektet: Utvikling av en enkel prosjektmodell:

Mange bedrifter har standard strukturer og KTR skjemaer (kost, tid, ressurser). Dette er gode utgangspunkt for nye prosjekter. 

En vanlig rekkefølge i arbeidet er:

• Start med blanke ark eller kikk på et prosjekt som er gjennomført tidligere. Post-it-lapper er et fint verktøy. Tenk over hvordan du vil dele opp prosjektet i faser, delprosjekt, hoved-leveranser etc.
• Tenk på hvilke leveranser hver av punktene beskrevet over, består av. Disse leveransene kalles ofte arbeidspakker.
• På det laveste nivået beskriver man hvilke aktiviteter (hvilket arbeid) som må gjennomføres for å levere resultatet:
  • Hva skal utføres av arbeid for å levere leveransen
  • Hvor lang tid tar dette arbeidet
  • Hva vil det koste å gjennomføre arbeidet
  • Hva trengs av ressurser i form av arbeidskraft, utstyr og materiell
  • Hvem er ansvarlig for at det blir utført
• Det er viktig at du definere målbare resultater som gjør det mulig å sjekke at jobben blir gjort som avtalt.
• Det er fint om du får plass til WBS´en på en A4 side.

Last ned Mal for KTR-skjema (excel fil)

Prosjektbegrepet

Prosjekt er en definert oppgave som gjøres for å oppnå et bestemt mål, innenfor gitte rammer. Rammene kan være angitt ved hjelp av tidsfrist, kostnad og kvalitet, men også av hvilke interessenter som skal tilfredsstilles, akseptabel risiko, krav til ressursoptimalisering og bærekraft.

Betegnelsen brukes om aktiviteter helt fra enkle «hjemme-prosjekter» til f.eks. utvikling, prosjektering, bygging og driftssetting av komplekse konstruksjoner i verdensrommet. Ønsker du å sjekke om den oppgaven du skal i gang med er et prosjekt etter internasjonale standarder kan du sjekke det ved å se på kriteriene i sjekklisten Prosjektdefinisjon.

Last ned Sjekkliste Prosjektdefinisjon (excelfil)

Som en hjelp til å holde prosjekter innenfor de rammene som er gitt og samtidig oppnå målet, er det utviklet teorier og metoder for hvordan de skal gjennomføre på en best mulig måte. Metodene som brukes vil avhenge av prosjekttype. Disse metodene beskrives ofte i en prosjektmodell.

Prosjekttyper

Det finnes flere typer prosjekter og derfor også flere typer gjennomførings-strategier. Selv om arbeidsmåten i prosjekter ligner hverandre, vil du angripe arbeidet noe forskjellig  om du skal delta på en internasjonal salgsmesse, bidra i et forskningsprosjekt, lede en festival, lede et byggeprosjekt, lede 5 medarbeidere eller over 100 medarbeidere med stor forskjell i erfaring og faglig kunnskap.

En enkel vurdering av type prosjekt bestemmer gjennomføringsstrategi, for eksempel:

• Sekvensiell (først gjør vi A, så gjør vi B, aktivtetsorientert)
• Milepælebasert (vi vet de enkelte milepæler, men ikke alle aktiviteter vi må gjøre)
• Smidig (legge opp til fleksibilitet, håndtere usikkerhet og endring, utviklingssløyfer)

Ofte er valget en kombinasjon av disse. Dette hjelper deg som prosjektleder til å tenke riktig. For eksempel kan det være bortkastet å planlegge aktiviteter og rekkefølge i detalj over lang tid. Det kan også gi inntrykk av at du vet mer enn du egentlig gjør.

Vi kan skille mellom interne og eksterne prosjekter. Eksterne prosjekt kommer ved en direkte henvendelse fra en kunde, eller ved at vi ønsker å levere tilbud eller anbud i konkurranse med flere andre leverandører. Dette kalles ofte leveranseprosjekter. Det er et formelt kunde/leverandør forhold. Prosjektgruppen får en sterk posisjon, da det er de som drar hjem pengene. Medarbeiderne søker løsninger som gir høyest mulig gevinst for sitt prosjekt. Kostnads overskridelser og forsinkelser kan få betydelige konsekvenser. Oppfølging mot stramme tidsplaner og kostnadsbruk preger gjennomføringen Du har ansvar for at bedriftene tjener penger på selve leveransen.

Interne prosjekter starter ved at noe i virksomheten ønsker en forandring. Det kan være ønsker om nye produkter, innføring av nye prosesser, kjøpe nye maskiner og verktøy, organisasjonsutvikling også videre. Det kan være et resultat av et systematisk arbeid, eller som resultat av mer tilfeldigheter. Du tjener penger på salg av det nye produktet, eller når nye prosesser, maskiner og utstyr tas i bruk.

Vi kan også skille mellom åpne og konkrete prosjekter. I konkrete prosjekter er mål og leveranser klart beskrevet fra start. Vi kan følge en «kokebok» for gjennomføring. Det er lett å vurdere prosjektresultatet i forhold til om jobben er gjort innenfor avtalt tid, budsjett og kvalitet. Her finnes de tradisjonelle leveranseprosjektene.

I åpne prosjekter har vi definert et behov, men det kan være uklart hvordan vi skal møte det. Målene er uklare og kan forandres seg underveis. Usikkerheten gjør at det kan være vanskelig å bestemme gjennomføringen i detalj når vi starter. Prosjektet må prøve ut ting før de bestemmer den videre vei. Her finner du prosjekter som inneholder mye forskning og utvikling.

Selvfølgelig har vi også prosjekter som faller mellom disse ytterpunktene.  Ønsker du en vurdering av om din oppgave er et konkret eller usikkert prosjekt, benytt sjekkliste Prosjekttype.

Last ned Sjekkliste Prosjekttype (excelfil)

Mandat

Oppdragsgiver utformer et mandat eller en bestilling av prosjektet. Mandatet kan inneholde følgende informasjon: