Maler og verktøy Prosjektoppstart

Prosjektoppstart

Vi starter prosjektet på grunnlag av et mandat. Dette kan være mer eller mindre presist. Nå er det viktig å gi seg tid til å sikre at alle forstår hva prosjektet skal levere og hvilke rammebetingelser man har å jobbe innenfor!

Mange prosjektproblemer kan henføres til en lite gjennomtenkt prosjektstart. Man tror det haster å komme i gang med jobben uten at forutsetningene er klarlagt og forankret. En riktig utført prosjektstart skal gi svar på disse spørsmålene:

Hvorfor skal vi gjennomføre prosjektet? Dette er effektmålet

Alle berørte må forstå hvorfor prosjektet skal gjennomføres.
Er interessentene kartlagt, kjenner vi deres forventninger og ønske om å påvirke?
Hva skal skje som resultat av prosjektet?

Hva skal vi levere fra oss? Dette er resultatmålet.

Gir resultatmålet det fullstendige bilde av det vi skal levere?
Vet vi hva som er viktig?
Er noe låst, for eksempel tiden?

Hvem skal være med og gjøre jobben?

Hvem er med i prosjektteamet og hvem er vi?
Vil medarbeiderne være tilgjengelig som forutsatt?
Mangler vi fagområder og personligheter?

Hvordan skal vi gjennomføre prosjektet?

Har vi en overordnet strategi for gjennomføring?
Er risikoanalyse gjennomført?
Har vi nødvendige estimater, kalkyler og budsjetter.
Klarer vi å gjennomføre innen gitte tidsfrister?
Har vi administrative rutiner for oppfølging, rapportering og dokumentasjon?
Har vi planlagt kommunikasjon og informasjon?
Er vi enige om hvordan prosjektet skal avsluttes?

Vi må også gjennomgå og detaljere ut planen, slik den egner seg å jobbe etter. Den som skal gjennomføre en oppgave bør også mene noe om hvor lang tid den kommer til å ta.

Resultatet av avklaringene presenteres for dem som har bestilt prosjektet. Ikke la dere presses til å gjennomføre ”det umulige”!

Planlegg en systematisk prosjektstart. Gjennomgå prosjektet i arbeidsmøter og sørg for at alle har det samme bilde av målet.