Status

Sammen har dere laget en plan for gjennomføringen. Denne forutsetter at dere skal levere et avtalt resultat (prosjektmål) til en gitt tid ved å bruke en gitt mengde ressurser. Med «Status» mener vi at vi stikker fingeren i jorda og ser hvor langt vi er kommet og hvor mye ressurser vi har brukt på et gitt tidspunkt.

Statusrapportering må foregå på en effektiv måte, og status må kunne leses på en lettfattelig måte. Mange bruker trafikklys tankegangen. Det er en enkel måte å visualisere status på.

Når vi diskuterte mål hadde vi en sjekk på hva som var viktigst med hensyn på å innfri effektmålet. Når vi følger opp prosjektet ser vi blant annet på hvordan vi ligger an i forhold til vår prioritering:

 

Å følge opp på tid (fremdrift) betyr ikke bare å følge opp at tiden har gått, men også at dere har gjort det planen sier dere skulle gjøre i løpet av denne tiden. Er vi bak planen, på plan eller foran plan. 

Se først på de aktivitetene som skulle ha vært helt ferdig. Er de helt ferdig? Det er ofte det letteste å avgjøre. Det samme gjelder for de aktivitetene som ikke er startet. Men så er det de som er under arbeid. Har dere gjort halvparten av jobben? Eller mer? Eller mindre? Da kan et godt spørsmål være: Hvor lang tid trenger jeg for å bli helt ferdig?

Det er viktig å være nøyaktig når dere forteller hvor langt dere har kommet. Hvis ikke lurer dere bare dere selv. Det er spesielt viktig å avgjøre om milepeler er nådd.

Det finnes mange mål og målemetoder for fremdrift. Ofte er det greit å benytte % som mål. En aktivitet som ikke har startet har fremdrift 0%. En aktivitet som er ferdig har fremdrift 100%. For de som er under arbeid er det nyttig å se på hvor mange timer som er brukt (a) og hvor mange timer du trenger for å gjøre resten av arbeidet (b). Da kan fremdriften settes lik a/(a+b)*100%

 

Å følge opp kostnader er også viktig. Dere må hele tiden notere hvor mange timer (tid er penger) og rene penger som er brukt, og hva de er brukt til. Dere må registrere det dere bruker på en slik måte at dere vet hvilken post i budsjettet de er brukt på.

Når dere bestiller varer og/eller tjenester fra andre, kan det gå noe tid før regningen kommer og enda lenger før den blir betalt. Pengene er likevel «brukt» når varen/tjenesten er bestilt, selv om pengene ikke er gått ut av bankkontoen. Vi kaller det forpliktede kostnader.

 

 

Har du inntekter i prosjektet må du også holde oversikt over hva du har mottatt av penger, eller når du forventer å motta penger, for å sikre at du har nok penger å betale med når regningene kommer.

 

Å følge opp kvalitet/leveransen kan være litt vanskeligere. Her er tydelige milepeler gode å ha. Har vi «levert» det milepelen sier vi skal levere? Det som kan være vanskeligere å avgjøre er om det som er levert er godt nok. Hva vi legger i kvalitet må være definert i målene.

I prosjektsammenheng betyr «kvalitet» at vi tilfredsstiller de forventninger oppdragsgiver har til det ferdige produkt innenfor de betingelser som er spesifisert i prosjektavtalen. Her snakker vi om at du leverer som avtalt innenfor forventet tid og kostnad. Oppdragsgiver vil nok også vurdere hvordan samarbeidet har vært. Har dere hatt gode relasjoner og et godt samarbeidsforhold så vil nok det gi ekstra score.

Velg det enkle. Statusrapportering må fokusere på det som er vesentlig i forhold til å nå målene. Legger du deg på denne linjen vil oppfølgingen oppleves som meningsfylt

 

Vurderinger / analyser

Når dere har fått oversikt over status, er det viktig å se hva denne forteller dere. Noen spørsmål vi kan stille er:

• Er rapporteringen korrekt?
• Hva er mulige årsaker til avvik?
• Vil utviklingen fortsette i samme retning?
• Hva skjer hvis vi gjør noe?
• Hva skjer hvis vi ikke gjør noe?

 

Vi kan også beregne noen nøkkeltall for å om vi er foran/bak planen og hvor effektive vi har vært:

• Avvik fra plan = %fremdrift vi skulle ha hatt – % fremdrift vi har
• Verdi av det arbeidet vi har gjort = Budsjett * % fremdrift vi har
• Over/underforbruk av ressurser = Hvor mye ressurser vi har brukt til nå – Verdi av det arbeidet vi har gjort

 

Beregne disse tallene og få en føling med hva de forteller deg!

 

Eksempel:

Jeg skal gjennomføre en aktivitet som tar 100 timer og går over 10 uker. Jeg jobber like mye hver uke. 

Jeg vil se på status etter 6 uker.

Hvis jeg jobber jevnt, skulle jeg være 60% ferdig etter 6 uker. (=6/10*100%)

Etter 6 uker har jeg brukt 60 timer. Jeg tror jeg trenger 60 timer til for å bli ferdig.

Da er jeg ferdig med 60/(60+60)*100% = 50% av jobben

Verdien av det arbeidet jeg har gjort er derfor 100 timer * 50% = 50 timer

Dette medfører at jeg:

• Er 10% etter planen (60%-50%)
• Har brukt 10 timer mer enn jeg burde (60 timer – 50 timer) så langt
• Vil trenge 120 time på jobben totalt

 

Styring

Styring betyr å sette inn tiltak dersom dere ikke har gjort så mye som dere skulle ha gjort i henhold til planen, eller har brukt mer tid og penger på det dere har gjort, enn dere hadde tenkt. Ser dere at prosjektet blir «et bomskudd» uansett hva dere gjør, må du være modig og be om å få stoppet prosjektet.

Du må se fremover, vær forutseende, identifiser risikoer og skape et prosjektteam som er motivert, og som har overblikk over situasjonen. Planlegging og oppfølging må skje i hele prosjektets levetid.

Hvilke tiltak må vi sette i verk for å nå våre planlagte milepæler. Hvor lang tid har vi igjen? Er vi forsinket må vi vurdere den konsekvensen og hvor mye ressurser som trengs for å tas det tapte igjen.

 

Overraskelser og endringer vil komme. Noen endringer kan medføre at prosjektplanen og/eller budsjettet må endres. Kunsten i prosjekt er ikke nødvendigvis å komme tilbake til den opprinnelige plan. Kunsten er å få frem det resultatet som kan brukes i den virkeligheten som gjelder når prosjektet er ferdig.  Husk på at virkeligheten kan stå i veien for de mest gjennomarbeidede planer

Det er viktig at ting ikke «feies» under teppet. Dårlige nyheter må fram raskt. Det er viktig at den som ser problemet tar ansvar for dette inntil det havner på skuldrene til den som har ansvaret. Det er derfor viktig og være klar over hvordan du reagerer på dårlige nyheter

 

Eksempel:

Hva vil du gjøre i eksemplet over:

• Klarer du å ta igjen forsinkelsen i tid? Hvordan vil du i så fall gjøre det?
• Klarer du å ta igjen overforbruket i timer? Hvordan vil du i så fall gjøre det?
• Hva blir konsekvensen når det gjelder ferdigstilling, hvis du ikke klarer å ta igjen forsinkelsen?

 

Gode råd

Tenk gjerne på disse punktene når dere er i gang:

• Følg opp kontinuerlig og diskuter hvordan dere ligger an:
  • i et fast mønster basert på prosjektplanen
  • før viktige milepæler
  • umiddelbart i forbindelse med større avvik
• Dere bør diskuteres:
  • avvik i forhold til plan (resultat, tid og kostnad)
  • fremtidige risikoer og utfordringer
  • forslag til tiltak
  • om det trengs hjelp fra oppdragsgiver/kunde
• Ofte kan det ha en verdi å stoppe opp og få en vurdering av prosjektet ”sett fra utsiden”. Sett deg i kundens sted og spør: Hva skjer?
• Møter betraktes som et av de viktigste kommunikasjonssteder i prosjektarbeid, men det kan ta tid. Vær effektiv.

Dere må spesielt passe på:

• Uforutsette hendelser som ikke blir tatt alvorlig
• Overvurdering av egne evner og undervurdering av prosjektet
• Dag til dag forsinkelser som kan være vanskelig å se
• Troen på at «masing» vil få problemer til å forsvinne
• Tiltak som går på å sette på flere folk som samtidig må ha my opplæring
• Folk som skylder på hverandre
• Folk som ikke kan eller vil velge og bestemme
• Mangel på beslutninger som blir flaskehalser
• Kravene vokser uten at dere får mer tid til rådighet
• Optimisme på andres vegne
• Pass på at ting ikke gjøres så sent som mulig (studentsyndromet)

 

Du må få til en åpen, ærlig og sannferdig informasjon med høy kvalitet til rett tid.

 

GJØRE: Gi ros til godt utført arbeid også når dårlige nyheter tas opp	IKKE GJØR: Skyte budbringer som kommer med dårlige nyheter, også når det budbringer selv som har ansvaret
GJØRE: Oppmuntre og støtte en holdning til å gi tidlig varsel	IKKE GJØRE: Bruke tid på å fordele skyld
GJØRE: sørg for å løse problemer sammen straks de oppstår	IKKE GJØRE: Spille teammedlemmene opp mot hverandre eller kritisere medlemmer når du snakker med andre
GJØRE: Vis at du setter pris på teamet	IKKE GJØRE: Ikke skyld på teamet ditt når ting ikke fungere