Søk
Close this search box.

Møter

I prosjekt har vi flere typer møter. Du kan i alle fall skille mellom to typer: styringsmøter og arbeidsmøter. Styringsmøter er oppfølgings- og statusmøter i prosjektet. Det er faste deltagere, fast agenda og til bestemte tider. Arbeidsmøter er mer en arbeidsøkt hvor et problem skal løses. Møtene gjennomføres ved behov. Deltagerne er de som trengs for å løse problemet. Møte varer til dere har funnet en måte å løse problemet på.

 

Når vi i prosjekter planlegger statusmøter gjelder følgende tommelfingerregel:

  • Bli enig om møtefrekvens, varighet og at alle møter presis
  • Faste deltakere er nøkkelmedarbeiderne. Gruppen kompletteres ved behov
  • Be de enkelte gi prosjektlederen status i forveien slik at prosjektleder kan presentere et felles overordnet syn:
    • På bakgrunn av det dere har fortalt meg er status slik…..
    • De største risikoer nå er…
    • Dere har forslått tiltak…
  • Er det viktige beslutninger som vi må ta og som andre må ta for oss?
  • Da blir vår tiltaksplan…
  • Sørg for at beslutninger er forstått, gå ikke ut fra at stillhet betyr samtykke
  • Skriv et kortfattet møtereferat
  • Regn med uformell pludring, prosjektgrupper som har truffet tonen bruker tid på organisasjonssladder og skjemt
  • Jobben gjøres mellom møtene, ikke glem det

 

Last ned Mal enkelt møtereferat (word-fil)

 

Gruppearbeid i form av arbeidsmøter er viktig i alt prosjektarbeid. De må gjennomføres effektivt slik at vi skaper prosjektresultater og slik at deltakerne opplever tilfredshet ved å delta i arbeidet.

 

Vi anbefaler at arbeidsmøter foregår slik:

  • Arbeidsmøter bør foregå i lokaler hvor alle vegger kan brukes til å henge opp presentasjoner. Møblene må kunne flyttes slik at gruppen kan endre sitt arbeidsmønster.
  • Nødvendige visuelle hjelpemidler må finnes. Det må finnes store skriveblokker, tusjer og post it lapper i flere farger. Vesentlige presentasjoner må kunne henge på veggene hele tiden.
  • Bruk en god møteleder, en som driver arbeidsmøtene fremover og som sørger for at deltakerne er aktive og at beslutninger blir tatt. Dette behøver ikke å være prosjektlederen.
  • Det må anvendes god pedagogikk og en visualiseringsteknikk  som formidler til øyne og ører.
  • Illustrasjoner henges på veggen i riktig rekkefølge. Da kan møteforløpet følges og enkeltplansjer kan sees i forhold til helheten. Ideer og løse ender noteres til senere bruk.
  • Varier arbeidsmønsteret ved lengre samlinger. Bruk fellesmøte til introduksjoner, overordnet planlegging, beslutninger, koordinering og ideskaping. Bryt opp i mindre grupper for bearbeiding og detaljdiskusjoner.
  • Bli enig om hvem som skal dokumentere beslutninger fra møtet. Veggdokumentasjonen redigeres og skrives i håndterbar dokumentasjon. Det kan være det er behov for ”hvem gjør hva lister”.
  • Ved møteavslutning kan det være lurt å spørre deltakerne om de har tro på de resultatene vi har kommet frem til. Del ut post-it-lapper og be deltakerne gjøre en vurdering av i hvilken grad de tror på resultatet på en skala fra 1 – 10. 10 betyr at de har stor tro og 1 betyr at de har veldig liten tro på det dere har kommet frem til.
  • Mange lave score betyr at flere kan ha misforstått, eller at de rett og slett er uenig og at de i møtets fremdrift ikke har blitt hørt.

Denne siden benytter cookies forbedre brukeropplevelse og sikkerhet. Les personvernerklæringen

Kontaktskjema

Fyll inn kontaktskjema, så vil vi kontakte deg. Du kan eventuelt kontakte oss på mail: post@prosjektledelse.org

Takk for at du meldte deg på vårt nyhetsbrev!