I prosjekt har vi flere typer møter. Du kan i alle fall skille mellom to typer: styringsmøter og arbeidsmøter. Styringsmøter er oppfølgings- og statusmøter i prosjektet. Det er faste deltagere, fast agenda og til bestemte tider. Arbeidsmøter er mer en arbeidsøkt hvor et problem skal løses. Møtene gjennomføres ved behov. Deltagerne er de som trengs for å løse problemet. Møte varer til dere har funnet en måte å løse problemet på.

Når vi i prosjekter planlegger statusmøter gjelder følgende tommelfingerregel:

• Bli enig om møtefrekvens, varighet og at alle møter presis
• Faste deltakere er nøkkelmedarbeiderne. Gruppen kompletteres ved behov
• Be de enkelte gi prosjektlederen status i forveien slik at prosjektleder kan presentere et felles overordnet syn:
  • På bakgrunn av det dere har fortalt meg er status slik…..
  • De største risikoer nå er…
  • Dere har forslått tiltak…
• Er det viktige beslutninger som vi må ta og som andre må ta for oss?
• Da blir vår tiltaksplan…
• Sørg for at beslutninger er forstått, gå ikke ut fra at stillhet betyr samtykke
• Skriv et kortfattet møtereferat
• Regn med uformell pludring, prosjektgrupper som har truffet tonen bruker tid på organisasjonssladder og skjemt
• Jobben gjøres mellom møtene, ikke glem det

Last ned Mal enkelt møtereferat (word-fil)

Gruppearbeid i form av arbeidsmøter er viktig i alt prosjektarbeid. De må gjennomføres effektivt slik at vi skaper prosjektresultater og slik at deltakerne opplever tilfredshet ved å delta i arbeidet.

Vi anbefaler at arbeidsmøter foregår slik:

• Arbeidsmøter bør foregå i lokaler hvor alle vegger kan brukes til å henge opp presentasjoner. Møblene må kunne flyttes slik at gruppen kan endre sitt arbeidsmønster.
• Nødvendige visuelle hjelpemidler må finnes. Det må finnes store skriveblokker, tusjer og post it lapper i flere farger. Vesentlige presentasjoner må kunne henge på veggene hele tiden.
• Bruk en god møteleder, en som driver arbeidsmøtene fremover og som sørger for at deltakerne er aktive og at beslutninger blir tatt. Dette behøver ikke å være prosjektlederen.
• Det må anvendes god pedagogikk og en visualiseringsteknikk  som formidler til øyne og ører.
• Illustrasjoner henges på veggen i riktig rekkefølge. Da kan møteforløpet følges og enkeltplansjer kan sees i forhold til helheten. Ideer og løse ender noteres til senere bruk.
• Varier arbeidsmønsteret ved lengre samlinger. Bruk fellesmøte til introduksjoner, overordnet planlegging, beslutninger, koordinering og ideskaping. Bryt opp i mindre grupper for bearbeiding og detaljdiskusjoner.
• Bli enig om hvem som skal dokumentere beslutninger fra møtet. Veggdokumentasjonen redigeres og skrives i håndterbar dokumentasjon. Det kan være det er behov for ”hvem gjør hva lister”.
• Ved møteavslutning kan det være lurt å spørre deltakerne om de har tro på de resultatene vi har kommet frem til. Del ut post-it-lapper og be deltakerne gjøre en vurdering av i hvilken grad de tror på resultatet på en skala fra 1 – 10. 10 betyr at de har stor tro og 1 betyr at de har veldig liten tro på det dere har kommet frem til.
• Mange lave score betyr at flere kan ha misforstått, eller at de rett og slett er uenig og at de i møtets fremdrift ikke har blitt hørt.