Fremdriftsplanlegging

Prosjektplaner er nødvendig for å kunne styre utviklingen i prosjektet. Gode prosjektplaner skal gi de enkelte medarbeiderne rammevilkår og støtte i beslutninger.

Dersom prosjektet er langvarig eller komplisert, kan det være lurt å utarbeide planen i noen trinn.

Faser

En fase er en tidsavgrenset periode hvor det foreligger et konkret resultat. Vi bruker faser når:

• Det ikke er mulig å definere leveransen tydelig
• For stor usikkerhet
• For mange mulige løsninger

Hver fase ender opp i et beslutningspunkt med nok informasjon til å avgjøre om prosjektet skal kjøres videre eller ikke.

For et prosjekt benytter vi alltid: Oppstartsfase / Gjennomføringsfase / Avslutningsfase.

Prosjektnedbrytning / delleveranser

Dette jobbet vi med under Prosjektomfang og Målformulering. Nå kan det være lurt å ta fram denne oversikten, så vi ser hva vi skal levere.

Milepeler

En milepel er et delmål som viser resultater underveis i prosjektet. Milepeler kalles også etappemål.

En milepæl kan for eksempel være brukerveiledning foreligger, innkjøpsordre er sendt, pilot er produsert, godkjenning av myndigheter foreligger. Dette er faste kortsiktige mål som, etter hvert som de nås, viser hvor bra vi jobber i prosjektet. Dermed er disse milepælene også med på å motivere medarbeiderne.

Dersom man bare viser milepelene i en plan, kan denne brukes til en hovedplan eller til å kommunisere med ledelsen. Den er enklere å kommunisere over, enn en plan som inneholder mange detaljer som er ment for prosjektdeltakerne.

Last ned Sjekkliste milepæler (excel-fil)

Aktiviteter

Aktiviteter er det arbeidet prosjektdeltakerne må gjøre for å levere et resultat.

For å finne ut når vi kan gjøre en aktivitet, må vi vite:

• Hvor lang tid vil arbeidet ta?
• Hvem kan gjøre det?
• Når er de tilgjengelig?
• Trenger vi andre ting, som for eksempel dataprogrammer, materialer, eller lignende?
• Trenger jeg resultater eller avklaringer fra andre før jeg kan starte?
• Er det noen som trenger resultatet fra min aktivitet, og når trenger de det?

Når vi har tatt stilling til alt dette, kan vi «plassere» aktiviteten i kalenderen, eller et Gantt-diagram, som vist under.

De røde figurene i Gantt-diagrammet viser hvilke milepeler som nås ved å gjennomføre de ulike aktivitetene.

I langvarige prosjekter bør det arbeides med grovplaner på lang sikt og en mer detaljert plan på kort sikt, som for eksempel:

• Bli klar plan har en tidshorisont på 1 til 2 måneder. Materiell, ressurser, utstyr, tegninger etc. må på plass (NB! Bli klar saker som har kortere horisont enn 1 måned må klargjøres før). Bli klar plan oppdateres ukentlig basert på siste tids hendelser. Prosjektgruppen gjør arbeidet klart og identifiserer og fjerner hindringer.
• Ukeplan inneholder de aktiviteter som skal utføres kommende uke eller dager. Dette er detaljerte planer og utføres av de medarbeiderne som skal gjennomføre aktivitetene.

Gode råd og huskepunkter for planleggingen:

• Å planlegge sammen er en viktig del av lagbyggingen og slike planer blir best
• Søk personer som sitter inne med den beste informasjon.
• I større og mer komplekse prosjekter bør det gjennomføres flere planmøter kombinert med ”hjemmearbeid”.
• I langvarige prosjekter bør det arbeides med grovplaner på lang sikt og en mer detaljert plan på kort sikt.
• Har vi tatt hensyn til risikoanalysen?
• Hva med viktige interessenter?
• Angi tydelige, konkrete og lett etterprøvbare milepæler for å lette kontroll av prosjektgjennomføringen.
• Anslå nødvendig ressursinnsats og sørg for at dere får det dere trenger av ressurser til rett tid.
• Identifiser nøkkelressurser og flaskehalser.
• Vurder den kalendertiden som medarbeiderne trenger på prosjektarbeidet.
• Husk at det er forskjell på varighet og antall timer som er nødvendig.
• Finn tidsplanens kritiske linje, juster og planlegg deretter.
• Lag et estimat for prosjektets kostnader.
• Planlegg prosjektavslutning og overlevering av sluttresultatet.
• Bruk datastøtte fornuftig, husk at troverdigheten av det som kommer ut ikke er større enn de data som legges inn!
• Et plandokument er et bevis på at planleggingsarbeidet er utført. Det gir forståelse og oppslutning omkring prosjektet.

• Midler fra en oppdragsgiver
• Egeninnsats
• Tilskudd
• Pengeinnsamlinger
• Salg av produkter
• Etc.

Når vi har skaffet oss denne oversikten, må vi henføre kostnader og inntekter til samme konto, slik vi klarer å følge opp forbruk underveis. Det er også viktig å sjekke av at man kan henføre aktiviteter til de samme kontoene.