Hvordan avslutte prosjekter

Det kan være lurt at du allerede i starten av prosjektet tenker gjennom hvordan du skal avslutte. Lag en plan for hvordan du skal levere, hvilken dokumentasjon som trengs og hvordan du skal dra lærdom av det dere har gjort.

Inngåtte kontrakter må avsluttes på en ryddig måte. Prosjektregnskapet skal avsluttes og prosjektdokumentasjonen må på plass. Hva kan vi kaste og hva skal vi lagre. Til slutt skal vi gjennomgå hvordan vi har arbeidet i prosjektet og hvordan vi som virksomhet kan lære av dette og unngå å gjøre samme feil neste gang.

Kort oppsummert kan dere bruke følgende huskeliste for prosjektavslutning:

• Lever som avtalt
• Sett opp en liste over ting som gjenstår, aktiviser en servicefunksjon, et støtteapparat, om det er nødvendig.
• Sett opp en liste over all prosjektdokumentasjon som skal arkiveres og sjekk at denne er komplett.
• Analyser positive og negative erfaringer sammen med prosjektgruppen.
• Sett opp de sluttkalkyler som er nødvendig for å gjøre en økonomisk og ressursmessige vurdering.
• Skriv en sluttrapport som inneholder:
  • Oppnådde resultater
  • Spesielle prestasjoner
  • Anbefalinger til nye prosjekter
• Innkall til møte med oppdragsgiver hvor prosjektet avsluttes formelt og informer omgivelsene om oppnådde resultater og om de erfaringer dere har høstet. Få leser rapporter. Informer derfor muntlig i tillegg.
• Oppløs prosjektorganisasjonen og takk for innsatsen.
• Avsluttet alle konti som er brukt i prosjektet.

Last ned Sjekkliste prosjektavslutning (excel-fil)

Læring

Som ved oppstart av prosjekter bør dere samle prosjektdeltakerne til et avslutningsmøte. En god prosjektavslutning tjener flere formål. Først og fremst får alle deltakerne en sjanse til å samles og prate om det som har foregått. Videre står kunnskapsoverføringen sentralt. Hvordan skal vi jobbe i neste prosjekt, og hva kan vi lære hverandre? Det er viktig at alle går tilbake til sin egen enhet og forteller hva de har lært. På denne måten vil vi hindre at vi gjentar feilene våre. Det skal også skrives en sluttrapport.

Du som prosjektleder må sørge for at det blir gjennomført et avslutningsmøte. Be deltakerne forberede seg ved å foreslå de fem beste erfaringene fra prosjektet og de fem områdene som kan forbedres. Når deltakerne treffes, diskuteres og grupperes forslagene. Her lønner det seg også å bruke tavle og post it-lapper. Se figuren. Vi bruke gjerne grønne lapper på det vi er gode på og røde lapper på de vi er dårlig på.

Etter dette bestemmer vi oss for hva vi skal gjøre noe med, hvordan vi skal gjøre det, hvem som skal ta ballen videre og hvordan vi skal spre kunnskapen. Ønsker vi å se nærmere på noe som ikke fungerte, gjør vi følgende:

• skriver emnet opp på en tavle for dypere analyse
• diskuterer årsakene til problemet
• kommer med forslag til å hindre gjentakelse

En fare ved slike gjennomganger er vi at har lett for å grave oss ned i det som ikke fungerte. Det er lett å glemme det som har gått bra, noe som også er viktig å få med seg til neste prosjekt. Kanskje vi til og med kan gjøre det enda bedre.

Som prosjektleder kan du tenke på:

• Hva skal jeg gjøre mer av og hva skal jeg gjøre mindre av neste gang?
• Vil du lede et nytt prosjekt?
• Vil du bli spurt om det?
• Vil dine medarbeidere ønske å jobbe sammen med deg i det neste prosjektet?

Når prosjekter avsluttes fordi de legges ned:

• Avslutt på samme måte
• Ikke glem at det er like beundringsverdig å legge ned et ulønnsomt prosjekt som det er å fullføre et lønnsomt.

Foreta en formell avslutning i prosjektgruppen

• Feir det dere har oppnådd!
• Takk alle fordi de har bidratt!

Sluttrapport

Etter arbeidsmøtet skal noen i prosjektgruppen skrive sluttrapport med evaluering. Prosjektgruppen må se for seg målgruppen og planlegge hvordan kunnskap skal spres. Alle deltakerne i prosjektgruppen må her ta et ansvar og fortelle om sin læring.

• Ble målene nådd?
• Hvordan ble kvaliteten på prosjektresultatet?
• Ble tidsfristene overholdt – underveis og i forhold til planlagt sluttdato?
• Hvordan var ressursforbruket?
• Hvordan fungerte prosjektorganisasjonen? (organisatorisk – samarbeidsmessig)
  • Styringsgruppa – Prosjektleder -Prosjektgruppa – Referansegruppa 
  • Forholdet mellom prosjektet og linjeorganisasjonen? 
• Hvilke metoder og verktøy ble brukt og hvordan fungerte de?
  • Planlegging – Rapportering – Teambygging – Konfliktløsning – Annet
• Prosjektleders hovedinntrykk av prosjektgjennomføringen
• Forslag til prosjektfaglige forbedringstiltak

Last ned Mal enkel sluttrapport (word-fil)

Overlevering

Når prosjektet er ferdig skal du levere resultatet til den som har bestilt prosjektet. Det er ikke alltid at alt er ferdig på den aktuelle dato. Om noe gjenstår så skal det avtales hvordan disse manglende skal leveres.

Overlever:

• Produkter i hht mandat
• Gevinstrealiseringsplan / innføringsplan

Avhold møte med styringsgruppen:

• Orienter om resultatene og sluttrapporten/-ene
• Sikre aksept for overleveringen, inklusivt at din prosjektlederrolle opphører.
• Sørge for at styringsgruppen tar ansvaret for gevinstrealisering

En gevinstrealiseringsplan kan se slik ut: