Rapportering høres kjedelig og gammeldags ut! Hvorfor skal du bry deg med det?

Oppdragsgiver, som skal gjøre seg nytte av det dere leverer, vil alltid vite hvordan det går. Får de resultatet som er lovet, til den tid og til den kostnad det er lovet?

Dersom prosjektet går over noe tid, vil de spørre om dette flere ganger. Da er det smart å lage en rapport som inneholder de samme overskriftene og ser likedan ut hver gang, hvor dere bare endrer innholdet under overskriftene. Dette gjør det enklere for dere å lage rapporten, og for Kunden å lese rapporten. Noen kunder har standard rapporter/maler som dere må følge. Om de ikke har det kan du vise dem hvordan du normalt gjør det eller avtale i forberedelsesfasen hva rapporten skal inneholde.

Prosjektet vil ofte måtte oppsummer status skriftlig ved gitt tidsrom. Dette er en «logg» som hjelper til i styringen, men også en viktig input når du skal oppsummer hvordan prosjektet har gått

I små prosjekter vil nok mye av dette skje muntlig. Det er imidlertid svært lurt å dokumentere det viktige dere holder på med. For eksempel kan de være lurt å skrive møtereferat og en kort statusrapport.

Nedenfor er noen enkle eksempler på skjemaer som dere kan benytte. Vi anbefaler på det sterkeste å skrive ned status dersom dere må dokumentere hva dere har gjort ovenfor de dere har fått penger fra.

Eksempel 1. Statusrapport

Last ned Mal enkel statusrapportering (word-fil)

Dette er en enkel statusrapport. Dere starter med en kort beskrivelse av hva dere er ferdig med og hvordan dere ligger an i henhold til plan. Det er ikke nødvendig å skrive om alt dere har gjort, men det er viktig å si fra om forsinkelser. Neste skritt er å si fra om dere ser noen problemer nå og hvilke tiltak dere vil gjøre for å løse dem. Så ser vi fremover: Er det noen risikoer som kan utfordre oss spesielt?  Hva kan vi tenke oss å gjøre med det? Til slutt sier vi fra dersom vi trenger noen beslutninger fra Kunden/oppdragsgiver for å komme videre.

Last ned Mal enkel endringsrapport (word-fil)

Ofte utarbeides økonomioversikt i egen rapport. Da kan dere bruke denne sjekklisten for å se om dere har passet på alt:

• Kan økonomirapporten sammenliknes med godkjent budsjett?
• Er rapporten sjekket for formelle feil? F.eks. feil summering, runde beløp i regnskapet, budsjett=regnskap, o.a.
• Effektivitet? Er rimelige ressurser brukt ift resultatene?
• Er avvik forklart/begrunnet?
• Er det mistanker om mislighold?
• Fremgår behov for midler i neste periode? Evt. ubrukte midler? 
• Er det spesielle problemstillinger som skal tas opp?
• Gir rapporteringen et totalbilde?
• Er rapporten utarbeidet innen fristen?
• Er rapporten fullstendig?
• Er rapporten godkjent på korrekt nivå?

Si fra hvis du forventer utfordringer som du ikke vet hvordan du skal håndtere.