Interessentanalye

Skal du starte opp et prosjekt med mange interessenter som kan påvirke din gjennomføring, eller som blir påvirket av resultatet, så kan det være lurt å skaffe seg en oversikt over interessentene. I neste omgang gjør dere en enkel analyse, ved for eksempel å stille følgende spørsmål:

• Hvilken posisjon og betydning har de?
• Hvilke forventninger har de til muligheten for å påvirke, hvilken makt har de til å påvirke?
• Hvilke syn har de på de andre interessentene?
• Hvilke sammenfallende og motstridene interesser ser vi?
• Hvilken atferd kan forventes, spesielt om de ikke får det som de vil?

Mange har vanskelig for å se sine egne kollegaer som kunde, hovedsakelig fordi kollegaene ikke har noe valg. Tenk gjennom: Hvordan kan jeg lede dette prosjektet slik at jeg skaper engasjement og delaktighet?

Last ned Mal interessentkort (excel fil)

Mange foretrekker å liste opp alle interessenten og vise vurderingen av disse i et skjema. Dette gir en god oversikt og en felles systematikk for interessentanalysen.

Forankring av et prosjekt kan ofte være en utfordring. Om ingen vet at prosjektet ditt eksisterer vet de heller ikke om de har bruk for sluttresultatet. Selg prosjektet ditt positivt internt og eksternt. Hvorfor er dette nødvendig? Negativ omtale krever mye unødvendig energi brukt på feil område. En god omtale fører til at prosjektet er lettere å gjennomføre.

• Hvem skal vi selge prosjektet til?
• Hva er viktig for dem, hvilken informasjon skal de ha?

Last ned Mal for interessentanalyse (excel fil)

Interessenthåndtering

Hva skal vi bruke denne oversikten til? Jo, vi lager en plan for hvordan vi håndterer interessentene  før og gjennom prosjektforløpet, for å redusere risikoen for at de påvirker prosjektet på en negativ måte. Vi kan da utarbeide en kommunikasjonsplan, som viser hva vi tenker å gjøre.

Vi må ta stilling til om vi skal:

• Samarbeide / involvere: de du må engasjere og gjøre størst innsats for å tilfredsstille. I styringsgruppen? / prosjektgruppen?/ referansegruppe?
• Holde dem fornøyd: legge ned nok arbeid til å holde dem fornøyde, men ikke så mye at de blir lei av meldingene dine. 
• Holde dem informert: holde dem tilstrekkelig informert, og snakke med dem for å sikre at det ikke oppstår store problemer. 
• Overvåke: overvåke de som viser liten interesse, men ikke for dem med overdreven kommunikasjon. 

Vi stiller oss spørsmål om:

• Hvordan skal vi kommunisere, når og i hvilke situasjoner?
• Overvei ulike kommunikasjonskanaler. Korte workshops hvor en kan diskutere, stille spørsmål, teste ut reaksjoner og utrede gir ofte gode resultater.
• Kom ryktene i forkjøpet!
• Sørg for god og riktig informasjon. Husk at misforståelse er den vanligste form for forståelse.