Skal du levere det som er forventet, må du og prosjektgruppen vite hva prosjektet skal ende opp i. Dere må jobbe mot samme mål. Forskjellig oppfatning av hva dere skal frem til vil skape frustrasjon, forsinkelser og i verste fall at dere levere noe ingen vil ha.

Formulere mål

Det er behovet som bestemmer hva prosjektet skal munne ut i. Når virksomheter utvikler nye produkter og tjenester skal disse lanseres og selges til oss som vil bruke produktene og tjenestene. Skal prosjektet svare på en bestemt bestilling fra en kunde må dere levere det som er bestilt med rett kvalitet, til avtalt pris og til rett tid.

Når prosjekter gir nytte:

Vi snakker imidlertid om flere typer mål:

• Effektmål: Prosjektets formål, hensikt, langsiktige virkninger og årsaken til at vi gjennomfører prosjektet. Kunden vil oppnå noe med å ta i bruk prosjektresultatet. Dersom prosjektet består i å utarbeide et nytt datasystem eller nye rutiner, vil virksomheten kanskje oppnå å bruke mindre ressurser på oppgavene.  
• Samfunnsmål: Noen ganger kan en virksomhet ha et ansvar som strekker seg utover selve virksomheten. Når en kommune utvikler nye systemer og rutiner, kan dette være for å bli mer effektive internt, noe som igjen fører til at innbyggerne får et bedre tilbud.
• Resultatmål: Dette er det prosjektet skal levere. Her bruker vi imidlertid mange begreper på det samme, som: produktmål, prosjektmål, leveranse, etc
• Prosessmål: Dette er mål for den læringen vi skal få ut av prosjektgjennomføringen. Kanskje har vi benyttet personer med lite erfaring for at de skal lære. Kanskje ønsker virksomheten å videreutvikle sin prosjektstyringsmodell, etc.

For å kunne formulere gode mål, må vi også vite hvem målgruppen er:

• Hvem skal ha nytte av resultatet?
• Hva slags nytte?
• Hvor “mye” nytte? 
• Når får de nytten?

Det kan være krevende å formulere tydelige mål.  Sjekklisten «Smarte mål» gir deg en liste over hva som kjennetegner en god målformulering.

Last ned sjekkliste Smarte mål (excel fil)

Kriterier for måloppnåelse

Resultatmålet beskriver leveransen. Resultatmålet vurderes ved prosjektslutt ved å vurdere leveransen: har vi levert det vi har lovt, innen planlagt tid og til avtalt kostnad?

Prosjektet er avgrenset i tid, kostnad og kvalitet. Dette kalles ofte «jerntrianglet». Figuren viser hvordan de ulike faktorene henger sammen og påvirkes av hverandre.

Det er viktig å avklare hvilken av de tre faktorene som er viktigst med hensyn til suksess, og hvilke det er mulig å «forhandle» om.

I noen prosjekt er tidsfristen låst, du kan ikke bli forsinket. I noen er kvaliteten på leveransen viktigst, og i noen er det kostnad og likviditet som styrer prosjektet. Det er viktig å vite hva som forventes og kreves på hvert av områdene. Det kan være lurt å tegne opp et bilde i en prioriteringsmatrise.

Det kan også benyttes suksesskriterier for å beskrive hvor godt prosjektet er gjennomført. Dette er beskrivelse av forhold som må være oppfylt for at prosjektet ditt skal anses vellykket. Da kan man lettere se i hvilken grad man har lykkes, ikke bare om man har lykkes.

Last ned sjekkliste Prioriteringsmatrise (excel fil)

Effektmål eller gevinst eller nytte er noe vi oppnår etter at prosjektet er ferdig.  Det er den som bestiller prosjektet som skal beskrive behovet. Om prosjektresultatet ikke dekker behovet, hjelper det ikke hvor bra prosjektet er gjennomført.

Eksempler på effektmål kan være:

• Høyere produktivitet
• Høyere inntjening 
• Bedre arbeidsmiljø
• Mer effektive arbeidsprosesser
• Høyere kundelojalitet
• Bedre sikkerhet
• Bere omdømme
• Forbedring av varer og tjenester
• Etc.

Hvis effektmålet er å bli bedre i noe, må vi vite i hva, hvor mye bedre og når vi skal bli bedre. Dersom vi ikke klarer å konkretisere måloppnåelser, bruker vi ofte indikatorer. Det kan ofte være vanskelig å måle denne måloppnåelsen. Den kan også komme gradvis over tid.

Noen av de metodene som benyttes er:

• Intervju/samtaler/observasjoner. Man kan gjennomføre en spørreundersøkelse før løsningen er tatt i bruk, og en eller flere ganger etter at den er tatt i bruk. Husk at det kan ta lang tid før man ser en positiv effekt.
• Registreringer/ målinger. Mye kan registreres eller måles. Skal du øke inntjening på en vare, kan du registrere hva det koster å produsere varen og hva du får for den. 
• KPI-er (indikatorer). Key Performance Indicators (KPI’er) er et måletall som brukes for å evaluere måloppnåelse. Dersom du for eksempel lanserer en ny hjemmeside, kan trafikken på siden være en indikator på hvor nyttig eller godt likt siden er. Denne trafikken kan måles. Kundetilfredshet er en annen KPI som kan måles.

Ofte brukes en kombinasjon av flere metoder.

Prosjektet har ikke ansvar for å innfri effektmålet. Men prosjektet må ha fokus på effektmålet underveis, da valg av løsninger kan påvirke effektmålet. Prosjektet bør også utarbeide en plan for gevinstrealisering. Denne skal blant annet vise hvem som har ansvar for hva når løsningen implementeres/tas i bruk.

Last ned sjekkliste Plan for gevinstrealisering (excel fil)