Multitasking er nøkkelen til effektive prosjekter

Multitasking er nøkkelen til effektive prosjekter

Multitasking

IPMA Young Crew |

Stemmer dette? De fleste av oss har hørt om multitasking, og har garantert forsøkt dette flere ganger både hjemme og på jobb. Men hvor effektivt er det egentlig? Jeg har tatt et dypdykk inn i hva multitasking egentlig er, for å se hvilken nytteverdi det gir når vi skal utføre oppgaver – både i prosjekt og generelt i livet.

Skrevet av Mads Aasen,

styremeldlem i IPMA Young Crew

Hva sier myten?

Evnen for multitasking har i mange sammenhenger blitt fremmet som en viktig egenskap, spesielt i arbeidsmarkedet. I et sterkt konkurransepreget marked kjemper foretakene om å ha de mest effektive ansatte for å få mest mulig ut av investeringen av kompetanse. Ledere og prosjektledere legger ofte press og forventninger på ansatte som må sjonglere febrilsk mellom flere oppgaver.

Er du en dyktig ansatt så må du jo klare å håndtere flere oppgaver samtidig..?

Hva er egentlig multitasking?

Multitasking er kjent som kunsten å utføre flere oppmerksomhetskrevende oppgaver eller ferdigheter samtidig. Men, er det egentlig mulig? Ja, vil mange si, men det er en sannhet med modifikasjoner. Det finnes flere eksempler på at vi kan utføre flere oppgaver samtidig; Kjøre bil, snakke med passasjerer og høre på musikk. Ikke noe problem! Men hva om du kommer til en strekning med veiarbeid, mange fotgjengere og samtidig så ringer mobilen din. Klarer du å holde fokus? Tvilsomt.

Merk deg ordet “oppmerksomhetskrevende”. Kognitiv psykologi har tydelig bevist at oppmerksomhet er en begrenset ressurs vi mennesker har. Det betyr faktisk at den ressursen må fordeles på det du utfører. Hvor stor kost en oppgave har av oppmerksomheten din henger sammen med ferdighetene dine. Tenk tilbake til når du øvelseskjørte bil for første gang. Var radioen på samtidig som du kjørte og veilederen din snakket til deg? I starten er dette veldig krevende for de fleste av oss, da vi fokuserer nesten all vår oppmerksomhet på å føre bilen og ikke kjøre av veien. Men etterhvert som vi blir bedre på å kjøre vil behovet for oppmerksomhet reduseres og vi kan benytte resten av oppmerksomheten på å snakke med passasjeren samtidig som radioen spiller.

Så da er det vel bare å bli flink på det jeg vil multitaske med?

Ikke helt dessverre. Ser vi nærmere på utførelse av praktisk arbeid vil utfordringene sees tydeligere. Du har kanskje hørt om “flow” eller å være i “flytsonen”. Det å være i flytsonen betyr helt enkelt at man gir all oppmerksomhet til den oppgaven som utføres og blir helt oppslukt og engasjert. Samtidig er vi også fantastisk produktive.

Men det å holde seg i flytsonen kan være krevende i dagens samfunn. Plutselig plinger mobilen eller en kollega kommer bort til deg og du mister fokus på det du gjør. Forskning har faktisk bevist at det kan ta 20-30 minutter å komme tilbake til flytsonen etter en enkel avbrytelse. Derfor har du nok gang på gang hørt at om du skal fokusere på å utføre en oppgave, så bør du slå av mobilen og fjerne mest mulig av potensielle distraksjoner.

Men jeg klarer jo å gjøre dette uten noe problem!

Det er mange som FØLER at de mestrer multitasking og at de er effektive. Men sannheten at de tvilsomt gjør det i praksis. Mange tror at de multitasker når de svarer på mailer, meldinger, samtaler og samtidig utfører sin primæroppgave. Sannheten er at du faktisk IKKE multitasker, du bare flytter oppmerksomheten din raskt mellom oppgavene. 

Dessverre har dette også sin kost for produktiviteten. For når vi flytter fokus mellom oppgavene, trenger hjernen vår faktisk tid til å omstille seg noe som kalles “context switching” i psykologien. Et enkelt diagram viser tydelig at omstillingstiden øker betraktelig bare ved å veksle mellom to eller tre oppgaver. Plutselig bruker du mer tid på å omstille deg enn å faktisk utføre reelt arbeid.

Multitasking

Så hvordan kan jeg være produktiv uten å multitaske?

Vi ser nå at multitasking ikke er synonymt med effektivitet. Men lærdommen i dette kan vi faktisk bruke på en mer positiv og produktiv måte.Siden vi lettere oppnår flyt ved å fokusere all oppmerksomhet på en oppgave om gangen bør vi så langt det er mulig legge til rette for dette.

Mitt beste råd er å først prioritere oppgavene du skal gjøre, for så å tildele den oppgaven en eksklusiv fokustid med all din oppmerksomhet. Alle andre oppgaver må rett og slett vente til fokustiden er over eller oppgaven er utført. Da tilrettelegger du for kvalitetsarbeid, samtidig som at oppgaven oftest blir raskere utført enn om du må bruke tid på å omstille deg.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
X